Die absurde Suche nach dem neuen WEG- und Hausverwalter

Alle Jahre wieder: Bescherung auf dem Verwaltermarkt

Wenn das Jahresende näher rückt, beginnt in zahlreichen Wohnungseigentümergemeinschaften und bei privaten Bestandshaltern ein liebgewonnenes Ritual. Man sucht einen neuen WEG- oder Hausverwalter. Der bisherige Verwalter ist angeblich unzuverlässig, schwer erreichbar, zu langsam, zu teuer oder mit einer sonstigen Eigenschaft gesegnet, die seinen baldigen Abschied unausweichlich erscheinen lässt. Manchmal stimmt das sogar.

Es gibt schlechte Verwaltungen. Es gibt unerledigte Vorgänge, verspätete Abrechnungen, unklare Kommunikation und die bemerkenswerte Fähigkeit mancher Dienstleister, auf eine konkrete Frage mit einer völlig anderen Antwort zu reagieren. Ein Verwalterwechsel kann daher notwendig und richtig sein. Die Komik beginnt erst dort, wo aus der berechtigten Unzufriedenheit mit dem alten Verwalter eine Ausschreibung entsteht, bei der der neue Verwalter sämtliche Fehler seines Vorgängers vermeiden soll – zu einem Honorar, das schon dem Vorgänger keine vernünftige Arbeit ermöglicht hat.

Gesucht wird also, zugespitzt formuliert, ein „blöder“ Verwalter: nicht im Sinne mangelnder Intelligenz, sondern als Unternehmer, der freiwillig ein Mandat annimmt, bei dem Aufwand, Haftung, Personalbedarf und Vergütung nicht zusammenpassen. Derselbe Verwalter soll anschließend allerdings hochintelligent handeln, vorausschauend planen, rechtssicher arbeiten und jeden Eigentümer individuell glücklich machen. Die Stellenbeschreibung lautet damit ungefähr: kaufmännisch ahnungslos bei Vertragsabschluss, fachlich brillant ab Vertragsbeginn.

Das Phantombild des perfekten Wunschverwalters

Der ideale Kandidat beherrscht selbstverständlich Buchhaltung, Bautechnik, Versicherungen, Vertragswesen, Konfliktmoderation, Datenschutz, Digitalisierung und die Psychologie der Eigentümerversammlung. Er erkennt Rohrbrüche, bevor das Rohr selbst davon weiß, antwortet auf E-Mails möglichst vor deren Versand und hält Dienstleister auch an Sonntagen persönlich davon ab, schlechte Arbeit zu leisten.

Besonders reizvoll ist die Forderung nach „persönlicher Betreuung“. Sie bedeutet bisweilen: Jeder der 40 Eigentümer möchte dem Verwalter denselben Sachverhalt einzeln schildern und eine persönliche Antwort erhalten. Die Gemeinschaft hat dann zwar einen Verwaltervertrag, kommuniziert aber vorsichtshalber wie 40 selbstständige Kleinstmandate. Wird der daraus entstehende Aufwand eingepreist, ist das Honorar plötzlich „nicht marktgerecht“. Wird er nicht eingepreist, ist die spätere Überlastung angeblich ein unerklärliches Naturereignis.

Die eigentümliche Mathematik der Verwaltersuche

Die Auswahl folgt nicht selten einer bestechenden Logik. Drei Angebote liegen vor. Anbieter A erklärt detailliert, welche Leistungen im Grundhonorar enthalten sind, welche Zusatzleistungen gesondert vergütet werden und welche personellen Kapazitäten er bereitstellt. Anbieter B verspricht beinahe dasselbe, bleibt aber bei den Abläufen etwas vage. Anbieter C ist deutlich billiger und sagt zu allem freundlich „selbstverständlich“.

Gewählt wird C. Nicht trotz der Unklarheiten, sondern wegen der Hoffnung, hinter dem kleinen Preis verberge sich ein großes Wunder. Ein Jahr später stellt man fest, dass Wunder im kaufmännischen Geschäftsverkehr eher selten vorkommen. Der Verwalter reagiert verzögert, die Mitarbeiter wechseln und Zusatzleistungen werden diskutiert. Nun ist die Empörung groß: Man habe schließlich einen professionellen Dienstleister beauftragt.

Natürlich ist nicht jedes günstige Angebot schlecht und nicht jedes hohe Honorar ein Gütesiegel. Preis und Qualität sind keine siamesischen Zwillinge. Aber ein Angebot muss plausibel sein. Wer erklären kann, wie viele Objekte ein Mitarbeiter betreut, wie Anfragen gesteuert werden, welche Leistungen enthalten sind und wie Vertretungen organisiert sind, liefert mehr Erkenntnis als der Anbieter mit dem schönsten Pauschalversprechen.

Der richtige Vergleich lautet deshalb nicht „Euro pro Einheit gegen Euro pro Einheit“. Verglichen werden müssen Leistungsumfang, Objektstruktur, Kommunikationsaufwand, Zusatzvergütungen, Reaktionswege, technische Prozesse, Personalmodell und Risiken. Sonst vergleicht man ein solides Menü mit einem sehr preiswerten Teller – und wundert sich später, dass auf Letzterem nichts liegt.

Wann ein Verwaltungsmandat wirtschaftlich toxisch wird

Ein Mandat wird nicht allein durch ein niedriges Honorar problematisch. Toxisch wird es durch die Kombination aus geringer Vergütung, überhöhten Erwartungen, ungeklärten Altlasten und einer Kommunikationskultur, in der jeder Vorgang sofort eskaliert. Eine zerstrittene Gemeinschaft kann verwaltbar sein. Ein sanierungsbedürftiges Objekt kann verwaltbar sein. Viele offene Vorgänge können aufgearbeitet werden. All das benötigt aber Zeit, klare Entscheidungen und eine Vergütung, die den tatsächlichen Einsatz abbildet.

Ein professioneller Verwalter wird solche Faktoren prüfen und entweder einen angemessenen Preis nennen, klare Voraussetzungen formulieren oder das Mandat ablehnen. Genau dieses Verhalten kann ein Qualitätsmerkmal sein. Wer jeden Auftrag um jeden Preis annimmt, beweist zunächst nur, dass er jeden Auftrag annimmt. Ob er ihn auch dauerhaft erfüllen kann, steht auf einem anderen Blatt – meist auf einem, das in der hektischen Übergabe leider fehlt.

Wie eine vernünftige Verwaltersuche gelingt

Die gute Nachricht lautet: Weder Eigentümer noch Verwaltungsunternehmen müssen an diesem Ritual teilnehmen. Eine seriöse Verwaltersuche beginnt mit einer ehrlichen Bestandsaufnahme. Wie groß und technisch anspruchsvoll ist das Objekt? Welche laufenden Projekte und Konflikte bestehen? Welche Unterlagen sind vorhanden? Wie viele Ansprechpartner soll es geben? Welche Erreichbarkeit ist tatsächlich erforderlich? Und welche Leistungen werden verbindlich erwartet?

1. Ausgangslage offenlegen.Ein Verwalter kann nur seriös kalkulieren, wenn Größe, Zustand, Rückstände, Streitlagen und anstehende Maßnahmen bekannt sind.
2. Leistungsbild definieren.Grundleistung, Zusatzleistung, Notfall, Versammlung, Objektbegehung und Kommunikation gehören verständlich voneinander abgegrenzt.
3. Vergleichbarkeit herstellen.Nicht nur Endpreise, sondern enthaltene Leistungen, Kapazitäten, Abläufe und Zusatzhonorare nebeneinanderstellen.
4. Arbeitsweise prüfen.Nach festen Ansprechpartnern, Vertretung, digitalen Prozessen, Erreichbarkeit und dem Umgang mit dringenden Fällen fragen.
5. Grenzen respektieren.Ein seriöser Dienstleister darf sagen, was nicht im Grundhonorar enthalten ist und wann zusätzliche Vergütung anfällt.
6. Partnerschaft ermöglichen.Gute Verwaltung braucht klare Beschlüsse, vollständige Informationen und einen respektvollen Umgang auf beiden Seiten.

Auch Referenzen, Musterabrechnungen, Vertragsunterlagen und ein strukturiertes Kennenlerngespräch helfen. Dabei sollte nicht gefragt werden, ob der Bewerber „alles macht“. Interessanter ist, wie er typische Situationen organisiert: einen Versicherungsschaden, eine dringende Reparatur, eine säumige Zahlung, eine größere Sanierung oder 70 E-Mails nach einer Eigentümerversammlung.

Das angemessene Honorar ist schließlich kein lästiger Tribut an den Verwalter. Es finanziert die Ressourcen, die Eigentümer später zu Recht erwarten: qualifizierte Mitarbeiter, ordentliche Systeme, Vertretung, Fortbildung, Dokumentation und genügend Zeit für das Objekt. Wer diese Grundlagen systematisch aus dem Preis herausverhandelt, bestellt am Ende nicht Sparsamkeit, sondern Kapazitätsmangel.

Der Spiegel, in den beide Seiten schauen sollten

Verwalter dürfen keine Leistungen versprechen, die sie mit ihrem Honorar und ihrer Organisation nicht erbringen können. Eigentümer wiederum dürfen sich nicht einreden, ein offensichtlich unterkalkuliertes Angebot werde durch guten Willen zur Premiumverwaltung. Beide Seiten tragen Verantwortung für einen Vertrag, der in der Wirklichkeit bestehen kann.

Wer gerade über einen Verwalterwechsel nachdenkt, sollte den bisherigen Ärger daher nicht nur als Beweis für die Unfähigkeit des alten Verwalters betrachten. Er kann auch eine nützliche Diagnose liefern: Waren Leistungen und Zuständigkeiten eindeutig? War die Vergütung realistisch? Funktionierten Beschlussfassung und Zuarbeit? Gab es gebündelte Kommunikationswege? Eine ehrliche Antwort kann verhindern, dass derselbe Konflikt lediglich einen neuen Briefkopf erhält.

Die beste Verwaltersuche endet deshalb nicht mit dem dümmsten Anbieter, sondern mit zwei klugen Vertragspartnern: einer Gemeinschaft oder einem Eigentümer, die wissen, was sie benötigen – und einem Verwalter, der offen sagt, was diese Leistung kostet. Das klingt weniger zauberhaft. Dafür funktioniert es auch nach Weihnachten.